会议费可以列支什么费用项目,会议费中费用项目应如何核算,这个问题一直让很多从事费用报销及费用核算的企业财务工作人员感到困惑,其根本原因在于国家财政部及税务总局对于该会计事项并无直接相关规定,而各地方税务局在对企业的实际监管工作中对于会议费的列支范围及核算方式又确实提出了一些具体的要求。

  通常情况下,企业会将一次会议的发生所有相关费用包括会议举办地点的场租、与会人员的交通费、住宿费、会议举办期间的餐饮费、会场布置及其它相关杂费全部列入会议费会计科目进行核算。也有当地税务机关要求会议中发生的餐费单独核算的,企业则将会议餐费单独列示出来并核算至业务招待费,还有对企业会计核算方式监管极为严格的地域,这些地方的企业被要求按照经济业务取得发票的具体内容核算至对应的会计科目,即将会议餐费核算至业务招待费,员工参会交通费核算至差旅费、会议办公用品核算至办公用品、会议相关杂费核算至公杂费。如此要求,虽然形式上满足了的会计核算的“客观性”原则,实际上却把企业一个完整的经济业务割裂开来,分散为各自独立的一个经济业务体现在不同的会计科目账目上,这与会计信息质量要求的“相关性原则”其实是背道而弛的。“相关性原则要求企业的会计核算工作“必须符合宏观经济管理的需要,满足各有关方面了解企业财务状况和经营成果的需要,满足企业加强内部经营管理的需要”。所以从企业内部会计信息质量管理要求的角度看,将会议费中相关费用支出项目统一核算成“会议费”一个会计科目比分割为多个经济业务更符合“客观性原则”,也更能满足企业会计信息统计的需要。

  前边我们说到国家财政部及税务总局对于企业会议费的核算要求并无直接相关规定,事实上,国家财政部对于党政机关的会议费的开支范围是有明确规定的。财政部2013年下发的《关于印发《中央和国家机关会议费管理办法》的通知》(财行[2013]286号))文件中明确规定:会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。从制度规范的主体来看,国家对于党政机关的纪律要求明显要高于企业标准,所以企业完全可以参照此文件的要求执行,既然党政机关单位的会议费允许列支伙食费、交通费等费用支出项目,我们有理由推断,企业经营活动中的会议费同样可以列支餐饮费、交通费等相关费用支出。

  此外,笔者在财政部网站上的“调查研究”专栏上查阅到一篇名为《企业“会议费”科目列支亟待规范》内部评论文章,文中提及“湖北专员在会计监督检查工作中发现,部分单位对‘会议费’的列支内容 和形式不规范、不严谨、不真实,存在大量以餐费、购米购油等名目虚列会议费,银企联谊开支列入会议费,会议费内容不实,会议费报销内容(附件)不齐全等问题”。并在文中重点提及了企业会议费用中“用餐”的合理性问题,提出会议用餐需要“从‘质’和‘量’来考虑,‘质’上来看,有会议通知、会议内容、出席人员、费用标准、支付凭证等均 齐全,看起来是合理的;‘量’上来看,过高的人均开支标准、过于频繁的相似会议支出就是不合理的”。  这篇文章的评论重点虽然是企业“虚列”会议费用的不实支出问题,但其对于会议中“餐费”的合理性评定建议却从侧面也反应了企业的会议费中是可以列支招待费、交通费等相关在会议期间发生的费用的。同时,文章对企业列支相关费用也提出了必要的合理性支持要求,也就是说企业在会议费中列支的相关费用必须有“度”的考量,而不能借会议之名过度铺张或虚列费用,这个“度”我们认为就是企业的费用支出标准及相关规范性文件,如果企业费用支出的相关内控制度完善,支出标准明确,依据上述制度及内部文件,企业是完全可以在会议费中列支相关费用并统一核算至会议费科目的。

  对于企业而言,招待费的列支受到收入比例的严格限制,作为企业的稀缺资源,管理者对于招告待费的分配和使用尤为重视,如果我们财务工作者能够主动寻求政策支持,并能够与当地税务局积极沟通解决类似问题,一方面既可以体现财务管控水平,另一方面也确实能为企业节约财税支出。


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